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Boostez la productivité de vos équipes avec un chatbot sur Google Hangouts !

On a déjà parlé sur ce blog de l’intérêt des chatbots pour les stratégies marketing et de communication externe. Intéressons-nous ici à l’usage professionnel interne d’un bot, disponible sur le service Google Hangouts. Un double avantage pour les collaborateurs qui profitent à la fois d’un outil complet de communication et de l’assistance de chatbots utiles à la collaboration d’équipe.

 

Hangouts, un service en ligne de communication à distance

 

Développé par Google et utile au travail en équipe, Hangouts est une plateforme de messagerie instantanée et de meeting virtuel. Le service intègre une fonction d’échange par le texte (chat) et des appels vidéos et vocaux. Il est très simple d’organiser ou de rejoindre une conversation ou une réunion à plusieurs et à distance. Ses concurrents sont Skype, Messenger ou encore WhatsApp.

 

 

Des fonctionnalités puissantes façon Google

 

Adossé à G-suite, Google Hangouts constitue un outil puissant qui intègre de nombreuses fonctionnalités. Elles permettent d’assurer et de fluidifier des échanges à distance entre collaborateurs par :

  • de l’échange textuel (fonction chat) ;
  • de la conversation audio ;
  • de la visioconférence ;
  • De l’insertion de texte, de photos, de vidéos ;
  • Du partage de documents.

 

Relié à l’écosystème des services de Google, Hangouts interagit avec la majorité des solutions de la firme de Mountain View : Agenda, Drive, Documents ou encore Youtube (si vous souhaitez que votre visio soit partagée au grand public).

Hangouts facilite la mobilité en étant disponible au format application sur Google Play. Une fonction de synchronisation permet de garder son historique d’usage et d’y accéder en déplacement.

 

 

Hangouts est simple d’utilisation, même pour les plus novices en informatique.

 

5 exemples d’usages professionnels sur Hangouts

 

Lancé à l’origine pour le grand public, Hangouts offre de nombreuses possibilités d’usage dans un contexte professionnel (BtoB) :

 

La collaboration à distance

Hangouts améliore la communication entre les équipes distantes. Il fait gagner du temps et de l’argent sur des réunions qui nécessiteraient beaucoup de participants et donc de déplacements. Des séminaires ou même des formations sont envisageables en « restant à poste ».

 

Une fonction RH

Hangouts sert aux entretiens de recrutement à distance. Sa fonction « multi participants » simultanés permet de les assurer à plusieurs et de diminuer leur impact financier.

 

Une ouverture internationale

Disponible dans plus de 28 langues, le service est accessible quasiment partout dans le monde. Il ouvre des perspectives de collaboration avec des clients ou des filiales au delà des frontières.

 

La gestion de projet

Google met à disposition une messagerie professionnelle dédiée au travail d’équipe et donc à la gestion de projet : Hangouts Chat. Elle se positionne en concurrent de Slack ou encore de Teams (Microsoft). C’est un service qui intègre nativement une vingtaine d’assistants virtuels. Ils effectuent des tâches administratives avec par exemples la gestion de réunion ou la recherche de documents.

 

La communication externe / le marketing

Il est possible de promouvoir sa marque en exploitant les ressources du streaming vidéo ouvert vers l’extérieur avec le service Hangouts On Air. Les sessions sont accessibles sur un site natif de la marque ou encore sur Youtube.

 

Les chatbots sur Hangouts

 

C’est quoi un chatbot ?

Un chatbot ou assistant virtuel en français est un programme informatique qui interagit avec des utilisateurs comme le ferait un humain. Le bot est en mesure de tenir une conversation écrite ou orale selon les cas, simple ou plus avancée suivant son objet. Un bot s’appuie sur un programme de langage naturel, qui analyse la conversation, comprend les intentions derrière les mots et répond dans un langage fluide pour l’humain.

 

Et sur Hangouts ?

En vertu des prérogatives qui lui sont accordées, un bot sur Hangouts peut participer à une conversation (chat) en étant sollicité par les participants (mention (@lenomdubot) ) ou/et répondre à des messages directs (privés). Il dispose d’un nom, d’un avatar et d’une identité à part entière à l’image des autres intervenants.

 

 

Quelques fonctions d’usages sur Hangouts :

 

– la gestion de projet :

un chatbot peut améliorer le workflow d’un projet. Il peut déclencher des points d’étapes et répondre à des questions propres à l’avancement ;

 

– le support :

un assistant virtuel répond potentiellement aux questions propres à la vie et au fonctionnement de l’entreprise. Il peut intégrer des guides d’usage d’un service ou d’un produit ou encore un guide d’accueil de nouveaux salariés ;

 

– L’accès à la documentation :

dans un projet, la documentation prend parfois des proportions telles, qu’il n’est plus possible de s’y retrouver facilement. Un chatbot améliore l’organisation et la recherche documentaire.

 

– Le suivi :

un chatbot peut embarquer une fonction d’historisation, avec la gestion, la transmission au gestionnaire et l’avancement de statuts de tickets d’incidents par exemple.

 

– Les rappels :

un bot peut adresser des notifications automatiques et tenir compte de changements d’organisation.

 

– La communication entre chatbots

un chat bot sur Hangouts peut conserver avec un chatbot externe au service, lui même interfacé avec des logiciels professionnels de type Salesforce ou Trello.

 

 

 

Pourquoi développer un chatbot sur Hangouts ?

 

Intégrer un assistant virtuel sur Hangouts, c’est :

 

  •  profiter d’un service de communication en ligne délivré et maintenu par Google. Il est puissant, qualitatif, simple d’accès et il a déjà fait ses preuves.
  •  améliorer l’expérience collaborateurs, en offrant une assistance à forte valeur ajoutée, instantanée et disponible 24/7.

 

Combiner les deux revient à s’appuyer sur une solution de communication on-line solide et à y adjoindre une fonction organisationnelle qui augmente la satisfaction et la productivité des collaborateurs.

 

Notons par ailleurs qu’un chatbot permet de libérer les équipes de tâches récurrentes inintéressantes (répondre mécaniquement toujours à la même question) et qu’il génère ainsi du cost killing. Ces tâches sont assurées de manière autonome et automatisées.

 

Comment développer un assistant virtuel sur Hangouts ?

 

L’ouverture et la personnalisation sont de mise avec les API disponibles. L’enrichissement et l’adaptation de l’expérience sont donc envisageables pour créer une expérience unique à l’intention des salariés utilisateurs de Hangouts.

Google met à la disposition des professionnels du digital des guidelines et des kits de développement de chatbot (Hangouts Chat bot template, script ou Google cloud console par exemples…).

Restons prudents cependant sur la facilité apparente en matière de conception et de développement.

 

Le développement de chatbots requière de l’expertise en matière d’expérience utilisateur et de technique. Au delà de dysfonctionnements techniques possibles, il convient d’offrir une interaction fluide et efficace, source de satisfaction pour l’utilisateur.

 

 

Besoin de développer un chatbot sur Hangouts ?

Contactez-nous pour profiter pleinement des opportunités offertes par la combinaison de ces deux outils en matière de collaboration et d’amélioration de la productivité !

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